Le comité organisateur de Québec 2010 a décidé d'organiser le XIIIe Congrès international de la viabilité hivernale de manière écoresponsable, afin de faire sa part pour l'environnement, en cohérence avec le thème du congrès « La viabilité hivernale durable au service des usagers ».

Sur les conseils d'un écoconseiller du Centre des congrès de Québec, trois objectifs ont été retenus :

1. réduire les émissions de gaz à effet de serre (GES);
2. réduire la quantité de déchets;
3. privilégier les entreprises régionales.

Plusieurs actions ont été entreprises dès la préparation du congrès afin de réduire l'empreinte écologique :
Promotion du congrès et vente
Don à un organisme œuvrant dans les projets de développement durable
Conférences
Visites techniques
Exposition
Événements spéciaux
Repas
Programme des accompagnants
Transport
Hébergement
Trousse du congressiste

La promotion implique des déplacements et la production de documentation, qui sont deux sources importantes d'émissions de gaz à effet de serre (GES). Un effort de rationalisation a été effectué pour diminuer ces émissions.

• Les déplacements pour joindre le plus de partenaires possible partout dans le monde ont été fortement réduits grâce à l'existence de deux bureaux de commercialisation de l'exposition (un en Europe et un au Québec).
• Pour les déplacements en Amérique du Nord, l'utilisation de la voiture a été préconisée par rapport à l'avion, dans la mesure du possible.
• Seulement deux bulletins d'information ont été publiés au lieu de trois, comme c'était la tradition dans les congrès précédents de la viabilité hivernale. Le papier utilisé pour la production de ces deux bulletins est composé de 100 % de fibres recyclées post-consommation.
• Dans le but de réduire l'utilisation du papier, le Bureau de Québec 2010 a eu régulièrement recours aux médias électroniques (site Internet, inscription en ligne, bulletins de nouvelles électroniques, etc.).

Pour compenser l’empreinte environnementale du congrès, le comité organisateur de Québec 2010 a décidé d’en faire plus en remettant un don de 7 200 $ à la Fondation de la faune du Québec (FFQ). La FFQ est une organisation qui appuie financièrement des projets de conservation et de mise en valeur du milieu naturel du Québec.
La contribution financière servira à réaliser un projet de plantation de haies brise-vent en milieu agricole dans la région de la Chaudière-Appalaches, au Québec. Plusieurs vertus sont attribuées à ces haies. En effet, elles contribuent à améliorer la sécurité routière non seulement en contrôlant la poudrerie et les accumulations de neige sur les routes, mais également en dirigeant les animaux à l’aide de corridors de migration, qui sont fort utiles notamment pour déplacer certaines zones d’habitat du cerf de Virginie, réduisant ainsi les collisions entre les voitures et les cerfs.

Les technologies modernes permettent de diminuer de façon notable la consommation de papier à l'occasion de conférences. Tous les moyens actuellement disponibles ont ainsi été utilisés pour atteindre l'objectif de « zéro papier ».

• Afin de guider les congressistes dans leurs déplacements à l'intérieur du Centre des congrès de Québec, seule la signalisation sur écran a été utilisée.
• Toutes les communications des conférenciers ont exclusivement été présentées en version électronique.
• Les porte-noms des congressistes et exposants ont été récupérés à la fin du congrès.
• L'eau offerte aux congressistes au Centre des congrès a été distribuée à l'aide de pichets et les verres utilisés seront recyclables.

Les visites techniques ont permis de démontrer le savoir-faire québécois en matière de viabilité hivernale durable au service des usagers. On note que, parmi les sept visites proposées, trois ont été retenues pour leur approche particulière du développement durable :

• la fondeuse à neige de la Ville de Québec (V4);
• la visite des lieux d'élimination des neiges usées de Lévis (V5);
• la traverse fluviale Québec-Lévis (V6).

Une exposition internationale est une activité qui génère de nombreux déchets et de fortes émissions de GES par le transport des participants et de nombreux objets. Il s'agit d'un événement où les possibilités de réduction des émissions de GES sont élevées. C'est pourquoi, au-delà des efforts du comité organisateur du congrès, il semblait essentiel de fournir aux exposants des outils et des conseils pour les aider à faire leur part pour l'environnement.

• Le manuel de l'exposant était disponible uniquement en version électronique sur le site Internet officiel du congrès.
• Des poubelles de tri étaient disposées dans l'aire d'exposition et offertes dans tous les stands clés en main.
• Le promoteur du congrès offrait des stands clés en main écoresponsables.
• Afin d'aider les exposants à concevoir leur stand de façon écoresponsable, une autoévaluation de leurs efforts leur a été proposée.
• Une « brigade verte » aidait les exposants à utiliser le plus souvent possible les systèmes de tri et de récupération disponibles lors du démontage de leurs stands.

• Les activités artistiques étaient présentées par des artistes québécois.
• Une quantité limitée d'exemplaires du journal du congrès a été diffusée.

Il est toujours difficile d'évaluer avec précision le nombre de convives réellement présents. C’est pourquoi il était important que les congressistes répondent le plus précisément possible à la question sur leur présence au banquet pour éviter le gaspillage. D'autres actions ont été prises pour minimiser les pertes :

• Grâce à un service à l'assiette, les surplus alimentaires ont été distribués à un organisme de charité de la région de Québec.
• Le Centre des congrès a procédé au compostage des déchets alimentaires.
• Les services de vaisselle utilisés étaient en porcelaine (vaisselle non jetable).
• Le Centre des congrès a utilisé en priorité les produits alimentaires provenant de la région de Québec.

Les accompagnants avaient l'occasion de visiter une ferme certifiée biologique sur l'île d'Orléans.

Il est connu que le domaine des transports est la principale cause d'émissions de GES. Le comité organisateur du congrès a mis en place les moyens pour diminuer ces émissions sur place. Il revenait également aux congressistes de choisir un moyen de transport écoresponsable pour se rendre au congrès.

• Les déplacements des congressistes étaient réduits en raison du fait que les hôtels étaient situés à proximité du Centre des congrès. Le transport en commun était encouragé. Un service de navettes était offert aux participants pour se rendre aux différents sites du congrès.
• Afin d'atténuer les effets négatifs des émissions de GES causées par le transport aérien, les congressistes ont été informés sur les manières de compenser les émissions de GES de leur déplacement en vérifiant les services offerts avec leur compagnie aérienne ou en contribuant à un fonds destiné à financer des programmes de développement durable.

Pour la réservation des blocs de chambres destinés aux participants, le comité organisateur du congrès a choisi des hôtels qui démontrent une réelle volonté de protéger l'environnement par la mise en œuvre d’un plan d'action vert.

• Une attention particulière a été accordée à la sélection des différents objets de la trousse du congressiste afin de s'assurer que non seulement ils soient fabriqués au Canada, mais aussi que les matériaux utilisés soient le moins dommageable possible pour l'environnement.
• Le contenu de la trousse a été limité au strict minimum dans le but d'éviter le gaspillage.

Les participants au congrès pouvaient également contribuer à rendre cet événement écoresponsable en :

• utilisant les îlots de recyclage pour le plastique, le verre, le métal, le papier et carton et les bacs pour les matières compostables (résidus alimentaires, serviette en papier, etc.);
• déposant leur porte-nom dans le bac de récupération prévu à cet effet à la fin du congrès;
• utilisant le transport en commun – train, autobus, écolobus (gratuit), covoiturage – pour se rendre au Centre des congrès.

En appliquant toutes ces actions, le Bureau de Québec 2010 est fier d’avoir fait de cet événement un exemple à suivre en matière d'écoresponsabilité.